Vor der eigentlichen Feldphase, der Phase in der die Befragung stattfindet, muss geklärt werden, auf welche Art und Weise die Teilnehmer erreicht werden können und wie sie angesprochen werden sollen. Außerdem wird der Starttermin und die Feldzeit (Dauer der Befragung) festgelegt.
Je nach Art der Befragung (offen oder geschlossen) ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten der Teilnehmeransprache.
1. Offene Befragung
Von offenen Befragungen spricht man dann, wenn es keine Einschränkungen bezüglich der Teilnahme an der Befragung gibt. Die Zielgruppe ist hierbei nicht weiter definiert und theoretisch beliebig: beispielsweise eine Kurzumfrage auf einer Webseite, bei der jeder Besucher der Website mitmachen kann.
Bei offenen Befragungen kann es naturgemäß keine direkte Einladung bestimmter Teilnehmer geben. Stattdessen wird die Befragung (bzw. ein Link zur Befragung) im Internet oder Intranet auf einer gewünschten Site publiziert.
Die Response auf offene Befragungen hängt u.a. davon ab wie gut die Befragung beworben wird und auf welches Interesse das Thema der Umfrage stößt.
2. Offene Befragung mit Registrierung
Offene Befragung mit Registrierung sind genau wie die o.a. offene Befragungen an keine bestimmte Teilnehmergruppe gerichtet. Im Unterschied zur (ganz) offenen Befragung, müssen sich die Teilnehmer allerdings vor der Teilnahme registrieren. Das heißt, dass nicht der Link zum Fragebogen selbst publiziert wird, sonder dass zunächst ein Registrierungsformular (oder ein Link hierzu) öffentlich gemacht wird.
Bei der Registrierung werden bestimmte Daten des Teilnehmers online abgefragt (z.B. email-Adresse, Geburtsjahr, Name u.a.). Hat der User die Registrierung abgesendet erhält er automatisch (oder moderiert) eine Bestätigungs-Email mit dem eigentlichen Link zum Fragebogen.
Trotz der Registrierung kann auch diese Art der Befragung vollständig anonym durchgeführt werden.
2. Geschlossene Befragung
Soll an einer Befragung nur eine bestimmte Gruppe von Personen teilnehmen, spricht man von einer geschlossenen Umfrage. Beispiele hierfür sind u.a. Mitarbeiterbefragungen oder Kundenbefragungen.
Die Teilnehmer werden hierbei am besten per Email (sofern die Email-Adressen bekannt sind) oder über den normaler Postweg zur Umfrage eingeladen und erhalten einen individuellen Zugangscode. Auch eine Kombination beider Verfahren ist möglich.
Auch geschlossenen Befragungen können selbstverständlich vollständig anonym durchgeführt werden.